Anexo de Encargo de Tratamiento
Qué hacemos y qué no con los datos que tú cargas en tu inventario.
Por qué existe este anexo
Cuando cargas tu inventario en Stoka, ahí puede haber datos personales de otras personas: el nombre de tu proveedor, el de quien retiró mercadería, el contacto de un cliente.
Esos datos son tuyos, no nuestros. Tú decides para qué se usan y respondes por ellos frente a esas personas. Nosotros solo los guardamos y procesamos siguiendo tus instrucciones.
Este anexo dice exactamente qué nos comprometemos a hacer —y a no hacer— con ellos. Forma parte de la Política de Privacidad y del contrato de servicio.
1. Los roles
| Quién es | Qué hace | |
|---|---|---|
| Titular del banco de datos | Tú, el cliente | Decide qué datos carga y para qué |
| Encargado del tratamiento | Stoka | Solo procesa según tus instrucciones |
2. Objeto y duración
Tratamos tus datos únicamente para prestarte el servicio de control de inventarios: almacenarlos, calcular saldos y costos, generar tus reportes y mostrártelos.
El encargo dura lo que dure tu cuenta, más el plazo de conservación posterior descrito en el punto 7.
3. Instrucciones documentadas
Solo tratamos tus datos siguiendo tus instrucciones, que son las acciones que realizas dentro del sistema y lo pactado en este anexo.
Nos comprometemos expresamente a no:
- Usar tus datos para fines propios.
- Venderlos, cederlos o compartirlos con terceros con fines comerciales.
- Usarlos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Cruzarlos con datos de otros clientes.
- Acceder a ellos, salvo en los casos del punto 4.
Si alguna instrucción tuya fuera contraria a la normativa de protección de datos, te lo informaremos antes de ejecutarla.
4. Cuándo podemos ver tus datos
Nuestro acceso está limitado a estos casos, y ninguno incluye leer tu información por curiosidad:
- Soporte que tú solicitas. Si nos pides ayuda con un problema concreto, podemos revisar lo mínimo necesario para resolverlo.
- Fallas técnicas. Si algo se rompe, podemos revisar registros técnicos para arreglarlo.
- Obligación legal. Si una autoridad competente lo exige por ley u orden judicial.
Cualquier acceso nuestro queda registrado.
5. Confidencialidad
Toda persona que pueda acceder a tus datos está obligada a mantener confidencialidad, incluso después de terminar su relación con nosotros.
Hoy Stoka es operado por una sola persona. Si en el futuro se incorpora personal, cada quien firmará un compromiso de confidencialidad antes de tener acceso.
6. Subencargados
Para funcionar nos apoyamos en proveedores de infraestructura, que actúan como subencargados con las mismas obligaciones:
| Subencargado | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Neon | Base de datos | Estados Unidos |
| Render | Alojamiento | Estados Unidos |
| Resend | Correos del servicio | Estados Unidos |
Te avisaremos con 30 días de anticipación antes de sumar o cambiar un subencargado, para que puedas objetarlo. Si objetas y no encontramos alternativa, puedes terminar el servicio sin penalidad y con devolución de la parte no usada.
7. Devolución y borrado al terminar
Cuando tu cuenta termine:
- Tienes 30 días para exportar todo tu inventario a Excel. Puedes hacerlo solo, cuando quieras, sin pedirnos permiso.
- Vencido ese plazo, eliminamos tus datos de forma permanente.
- Las copias en respaldos se sobrescriben en un máximo de 90 días.
- Si nos lo pides, te confirmamos por escrito que el borrado se completó.
Solo conservamos lo que la ley nos obligue a conservar, como los comprobantes de pago para efectos tributarios.
8. Ayuda para responder a las personas
Si alguien cuyos datos están en tu inventario ejerce sus derechos ante ti —quiere saber qué tienes suyo, corregirlo o eliminarlo—, la solicitud te corresponde a ti, porque tú eres el titular.
Nosotros te damos las herramientas para responderle: puedes buscar, editar, exportar y eliminar cualquier registro directamente desde el sistema. Si necesitas algo que la interfaz no permite, escríbenos y te asistimos dentro de tus plazos legales.
Si una de esas personas nos contacta a nosotros directamente, no responderemos por nuestra cuenta: te derivaremos la solicitud a ti.
9. Seguridad
Aplicamos a tus datos las mismas medidas descritas en el punto 9 de la Política de Privacidad: cifrado en tránsito, aislamiento entre clientes verificado con pruebas automatizadas, acceso por roles, límites contra ataques y respaldos.
10. Brechas
Si detectamos un incidente que afecte tus datos, te avisamos sin demora indebida, con lo que sepamos: qué pasó, qué datos se vieron afectados, qué consecuencias puede tener y qué estamos haciendo. Te apoyamos en las notificaciones que tú debas hacer a la autoridad o a los afectados.
11. Auditoría
Puedes pedirnos, con aviso razonable y máximo una vez al año, información que acredite que cumplimos este anexo. Te entregaremos la documentación que tengamos sobre nuestras medidas de seguridad.
12. Responsabilidad
Cada parte responde por lo suyo: tú por haber recogido legítimamente los datos que cargas y por las instrucciones que nos das; nosotros por tratarlos según este anexo y por la seguridad de nuestra infraestructura.